Vem ansvarar för service av en varuautomat?

Vem som ansvarar för service av en varuautomat beror framför allt på vem som äger och driver automaten.

Om företaget själv har köpt sin varuautomat ansvarar verksamheten vanligtvis själv för att service och underhåll blir utfört, antingen genom egen personal eller genom en extern servicepartner.

Med en varuautomat som ägs och drivs av Automatpartner Syd AB är upplägget annorlunda. Då ansvarar vi för den löpande servicen, underhållet och driften enligt överenskommelsen.

Det innebär att företaget inte behöver ha egen teknisk kompetens för automaten eller själv leta efter en servicetekniker om något skulle inträffa.

Vad innebär service av en varuautomat?

En modern varuautomat består av flera tekniska system som behöver fungera tillsammans för att användaren ska kunna välja en produkt, genomföra betalningen och få varan utlämnad.

Service kan exempelvis omfatta kontroll eller åtgärd av:

• Produktutmatning
• Spiraler och motorer
• Hissystem på automater som använder varuhiss
• Kylsystem
• Betalterminal
• Display och användargränssnitt
• Dörrar och lås
• Sensorer
• Elektriska komponenter
• Produktfack och hyllor
• Automatens allmänna funktion

Service handlar både om att åtgärda fel när de uppstår och om att upptäcka problem innan de leder till längre driftstopp.

Vem ansvarar för service om företaget äger automaten?

Om företaget köper och äger sin egen varuautomat blir företaget normalt ansvarigt för maskinen.

Det innebär att verksamheten behöver ha en plan för vad som händer om automaten:

• Slutar fungera
• Inte kyler korrekt
• Inte matar ut produkter
• Får problem med betalningen
• Behöver reservdelar
• Behöver tekniskt underhåll

Beroende på automat och leverantör kan service utföras av:

• Automatens leverantör
• Auktoriserad servicepartner
• Extern servicetekniker
• Företagets egen tekniska personal

Innan en varuautomat köps är det därför viktigt att kontrollera vilka service- och garantivillkor som ingår.

Vad gäller under garantitiden?

En ny varuautomat kan omfattas av garanti från tillverkaren eller leverantören.

Garantin kan täcka vissa typer av fel, men villkoren varierar mellan olika tillverkare och leverantörer.

Det är därför viktigt att kontrollera:

• Hur lång garantin är
• Vilka delar som omfattas
• Om arbete ingår
• Om transport eller resa ingår
• Vem som utför reparationen
• Hur reservdelar hanteras
• Vilka fel som inte omfattas

Garanti och löpande service är inte alltid samma sak.

Även om en komponent omfattas av garanti kan det exempelvis finnas andra kostnader eller praktiska moment som verksamheten själv behöver hantera.

Vem ansvarar för service vid en kostnadsfri varuautomat?

När Automatpartner Syd placerar och driver en varuautomat hos ett företag ansvarar vi för den löpande tekniska driften enligt den överenskomna lösningen.

Det innebär att verksamheten normalt inte behöver:

• Reparera automaten
• Söka efter servicetekniker
• Beställa reservdelar
• Utföra tekniskt underhåll
• Administrera automatens betalsystem
• Sköta den regelbundna påfyllningen

Om ett problem upptäcks kontaktar verksamheten oss så hanterar vi ärendet vidare.

För företaget blir automaten därför en service för personal, kunder eller besökare istället för ytterligare teknisk utrustning som verksamheten själv behöver administrera.

Vad händer om varuautomaten går sönder?

Tekniska fel kan uppstå även i moderna varuautomater.

Det kan exempelvis handla om:

• En produkt som inte matas ut
• En spiral som behöver justeras
• Ett motorfel
• Problem med kylningen
• Fel på en sensor
• Problem med betalterminalen
• Ett felmeddelande på displayen
• Ett mekaniskt problem med dörr eller lås

Om Automatpartner Syd ansvarar för automaten kontaktar verksamheten oss när felet upptäcks.

Vi bedömer problemet och ser till att lämplig felsökning eller åtgärd genomförs.

Målet är att hålla automaten i fungerande skick och minska onödiga driftstopp.

Behöver företaget själv felsöka automaten?

Nej, inte när Automatpartner Syd ansvarar för automaten inom vår helhetslösning.

Verksamheten behöver inte ha teknisk kunskap om:

• Motorer
• Spiraler
• Kylsystem
• Elektronik
• Sensorer
• Betalterminal
• Automatens styrsystem

Om något inte fungerar räcker det normalt att meddela oss vad som har hänt.

Det kan exempelvis vara:

• Produkten fastnade.
• Automaten verkar inte kyla.
• Betalningen går inte igenom.
• En viss produkt matas inte ut.
• Automaten visar ett felmeddelande.
• Tillfälligt kommunikationsproblem

Kan vissa problem lösas utan servicebesök?

Ja, vissa problem kan ibland identifieras eller lösas genom enklare felsökning.

Det kan exempelvis handla om:

• Tillfälligt kommunikationsproblem
• Produkt som ligger fel
• Enkel återställning
• Betalterminal som behöver kontrolleras
• Felmeddelande som kan identifieras

Andra problem kräver fysisk kontroll av automaten.

Verksamheten behöver dock inte själv börja demontera eller reparera maskinen om Automatpartner Syd ansvarar för den.

Vad händer om en produkt fastnar?

En produkt kan fastna av flera orsaker.

Det kan exempelvis bero på:

• Produktens storlek
• Förpackningens form
• Hur produkten ligger
• Fel spiralstorlek
• Fel placering i produktkanalen
• En mekanisk justering som behövs

Rätt kombination av produkt, spiral och produktfack är därför viktig.

Om samma produkt återkommande orsakar problem kan vi exempelvis:

• Justera placeringen
• Ändra spiralen
• Ändra produktkanalen
• Testa annan konfiguration
• Byta produkten mot ett bättre alternativ

Det är en av anledningarna till att alla produkter inte automatiskt passar lika bra i alla varuautomater.

Vad händer om automaten tar betalt men ingen vara kommer ut?

Det kan finnas flera orsaker till att en produkt inte lämnas ut trots ett betalningsförsök.

Det kan exempelvis handla om:

• Produkt som fastnar
• Problem med produktutmatningen
• Sensorfel
• Motorfel
• Kommunikationsproblem

Hur betalningen hanteras beror på den aktuella automatens och betalningslösningens funktion.

Om problemet gäller en automat som drivs av Automatpartner Syd kontaktas vi så att händelsen kan kontrolleras och problemet felsökas.

Vem ansvarar för betalterminalen?

Betalterminalen är en central del av en kontantlös varuautomat.

Beroende på den aktuella lösningen kan användaren exempelvis betala med:

• Kontaktlöst bankkort
• Apple Pay
• Google Pay

Om Automatpartner Syd ansvarar för automaten hanterar vi även frågor och felsökning kring automatens betalningslösning enligt upplägget.

Arbetsplatsen behöver alltså inte själv ha teknisk kunskap om betalterminalen.

Vad händer om kortbetalningen slutar fungera?

Problem med kortbetalningen kan bero på flera olika saker.

Exempelvis:

• Kommunikationsproblem
• Tillfälligt nätverksfel
• Problem med terminalen
• Problem i betalningssystemet
• Tekniskt fel i automaten

Om felet ligger i den automat vi driver hanterar vi felsökningen och vid behov kontakten med relevant betal- eller teknikpartner.

Verksamheten behöver inte själv leta efter orsaken.

Vem ansvarar för kylsystemet?

På automater som säljer kylda produkter är kylsystemet en viktig del av maskinen.

Om kylningen inte fungerar som den ska kan det exempelvis bero på:

• Ventilation
• Temperatur i lokalen
• Kylkomponenter
• Smuts eller blockering
• Tekniskt fel

Om Automatpartner Syd äger och driver automaten ansvarar vi för att hantera tekniska problem med kylsystemet inom den överenskomna lösningen.

Förebyggande underhåll minskar risken för driftstopp

Service handlar inte bara om att reparera automaten när den redan har gått sönder.

Löpande kontroll kan hjälpa till att upptäcka problem tidigare.

Vid exempelvis påfyllning eller andra besök kan man kontrollera att:

• Produkterna ligger korrekt
• Spiraler och produktfack fungerar
• Produktutmatningen fungerar
• Automaten kyler som den ska
• Betalningen fungerar
• Automaten inte visar avvikande fel
• Dörrar och lås fungerar
• Maskinen är i gott skick

Det minskar risken för att mindre problem utvecklas till större driftstopp.

Hur ofta behöver en varuautomat service?

Det finns inget exakt serviceintervall som passar alla varuautomater.

Servicebehovet påverkas bland annat av:

• Hur mycket automaten används
• Automatens modell
• Automatens ålder
• Vilka produkter som säljs
• Miljön där automaten står
• Antal köp
• Hur ofta automaten fylls
• Eventuella tekniska avvikelser

En automat på en stor arbetsplats med många köp används mer än en automat på en mindre placering.

Service och tillsyn bör därför anpassas efter den aktuella maskinen och hur den används.

Skillnaden mellan service och underhåll

Begreppen används ofta tillsammans men betyder inte exakt samma sak.

Service kan exempelvis vara felsökning eller åtgärd när något inte fungerar.

Underhåll handlar mer om att kontrollera, justera och ta hand om automaten för att minska risken för framtida problem.

I praktiken hör båda delarna ihop i en väl fungerande drift.

Skillnaden mellan service och påfyllning

Service och påfyllning är två olika delar av driften.

Service

Handlar om automatens tekniska funktion.

Påfyllning

Handlar om produkter och sortiment.

Hos Automatpartner Syd kan båda delarna ingå i vår helhetslösning.

Vi ansvarar då både för den tekniska driften och för att regelbundet fylla automaten med produkter.

Vem ansvarar för påfyllningen?

När Automatpartner Syd driver automaten ansvarar vi för den regelbundna påfyllningen enligt upplägget.

Verksamheten behöver därmed inte själv:

• Köpa drycker
• Köpa snacks
• Transportera produkter
• Lagerhålla sortimentet
• Fylla automaten

Hur ofta påfyllning behövs beror bland annat på försäljningen och automatens kapacitet.

Vad kontrolleras vid påfyllning?

Ett påfyllningsbesök handlar inte enbart om att lägga in fler produkter.

Det ger också möjlighet att kontrollera hur automaten fungerar.

Det kan exempelvis innebära att man ser över:

• Produktplacering
• Spiraler
• Produktfack
• Utmatning
• Sortiment
• Automatens allmänna skick

På så sätt kan enklare avvikelser upptäckas innan användarna påverkas.

Vem ansvarar för rengöring av automaten?

Ansvarsfördelningen bör framgå av den aktuella lösningen.

När Automatpartner Syd driver automaten ansvarar vi för vår del av den löpande skötseln av maskinen.

Arbetsplatsens normala lokalvård runt automaten är däremot en separat fråga.

Det är exempelvis bra att området framför och runt automaten hålls rent och fritt så att den går att använda och serva på ett säkert sätt.

Vem ansvarar för reservdelar?

Om företaget själv äger automaten behöver verksamheten kontrollera hur reservdelar beställs och vem som bekostar dem.

Det kan vara särskilt viktigt på äldre eller importerade automater där reservdelstillgången kan variera.

Om Automatpartner Syd äger och driver automaten ansvarar vi för hanteringen av de reservdelar som behövs för vår egen maskin inom den överenskomna driften.

Verksamheten behöver därmed inte själv beställa exempelvis motorer, spiraler eller andra tekniska komponenter.

Varför är tillgången till reservdelar viktig?

En automat kan vara tekniskt bra men ändå bli svår att äga om reservdelar är svåra att få tag på.

Vid köp av egen varuautomat är det därför klokt att kontrollera:

• Finns reservdelar tillgängliga?
• Finns teknisk support?
• Finns servicetekniker?
• Hur snabbt kan vanliga komponenter levereras?
• Hur länge förväntas modellen stödjas?

Det är en viktig del av den totala ägandekostnaden som lätt glöms bort när man bara jämför inköpspriset.

Service av nya och begagnade varuautomater

Servicebehovet kan skilja sig mellan nya och begagnade maskiner.

En begagnad automat kan vara ett kostnadseffektivt alternativ men det är viktigt att kontrollera:

• Maskinens ålder
• Servicehistorik
• Kylsystem
• Betalsystem
• Tillgång till reservdelar
• Slitage på motorer och mekaniska delar
• Teknisk support

En ny automat kan ha garanti och nyare teknik men servicevillkoren bör fortfarande kontrolleras innan köp.

Vad kostar service av en varuautomat?

Det finns inget generellt pris som gäller för alla automater.

Kostnaden kan påverkas av:

• Automatmodell
• Typ av fel
• Reservdelar
• Restid
• Arbetskostnad
• Serviceavtal
• Garanti
• Automatens placering

Om företaget själv äger automaten bör service därför räknas med som en del av den långsiktiga kostnaden.

Med Automatpartner Syds helhetslösning behöver kunden inte teckna ett separat serviceavtal för den automat som vi själva placerar och driver, enligt det aktuella upplägget.

Service är särskilt viktigt vid skiftarbete

På industrier, lager, terminaler och andra verksamheter med skiftarbete kan automaten användas under stora delar av dygnet.

Om den står still under kväll eller natt kan personalen samtidigt ha betydligt färre andra alternativ eftersom:

• Butiker är stängda
• Cafeterian är stängd
• Personalrestaurangen är stängd

En fungerande automat blir därför särskilt viktig på arbetsplatser med:

• Kvällsskift
• Nattskift
• Treskift
• Helgarbete
• Kontinuerlig produktion

Service på industri och lager

På industri- och lagerverksamheter kan automaten användas intensivt av många personer under korta raster.

Miljön kan dessutom vara mer krävande än på ett traditionellt kontor.

Placeringen bör därför skydda maskinen från exempelvis:

• Trucktrafik
• Kraftigt damm
• Fukt
• Påkörningsrisk
• Olämpliga temperaturer

En bra placering och regelbunden tillsyn kan minska risken för onödiga problem.

Service på kontor

På kontor står automaten ofta i en lugnare miljö, exempelvis:

• Personalrum
• Lunchrum
• Gemensamt kök
• Lounge

Även där behöver dock betalning, kylning och produktutmatning fungera tillförlitligt.

Servicebehovet styrs därför inte bara av miljön utan också av hur mycket automaten används.

Service på publika placeringar

På platser där automaten används av kunder eller besökare kan tillgängligheten vara extra viktig.

Det kan exempelvis vara:

• Gym
• Hotell
• Bilhallar
• Väntrum
• Skolor
• Stationer

En automat som används av många olika personer behöver hållas i gott skick både tekniskt och visuellt.

Vem kontaktar användaren om något går fel?

På en arbetsplats kan det vara bra att göra det tydligt vem som ska kontaktas om ett problem uppstår.

Det kan exempelvis gälla:

• Produkt som fastnat
• Betalningsproblem
• Automat som inte fungerar
• Tom produktkanal
• Annat tekniskt fel

Om Automatpartner Syd ansvarar för automaten kan verksamheten kontakta oss så att problemet hanteras vidare.

Företaget behöver inte ha en egen automatansvarig

Ett företag som äger sin egen automat kan behöva utse någon som ansvarar för:

• Produkter
• Påfyllning
• Servicekontakter
• Felanmälningar
• Betalsystem
• Lager
• Reservdelar

Med en extern helhetslösning behöver verksamheten inte bygga upp samma interna administration kring automaten.

Det är en av de största praktiska skillnaderna mellan att själv äga maskinen och att använda en leverantör som driver den.

Egen varuautomat eller helhetslösning?

Båda alternativen kan passa beroende på vad företaget vill göra.

Äga automaten själv

Kan passa företag som vill:

• Äga maskinen
• Köpa in produkterna själva
• Bestämma priser
• Behålla försäljningsintäkterna
• Själva organisera påfyllning och service

Helhetslösning

Kan passa företag som främst vill:

• Erbjuda personal eller kunder en service
• Slippa investera i maskinen
• Slippa produktinköp
• Slippa regelbunden påfyllning
• Slippa organisera service
• Slippa teknisk administration

Vilket alternativ som är bäst beror på verksamhetens mål och resurser.

Fördelen med en helhetslösning

Med Automatpartner Syds helhetslösning kan vi, enligt den aktuella överenskommelsen, ta hand om:

• Leverans
• Installation
• Produkter
• Påfyllning
• Sortiment
• Betalningslösning
• Service
• Underhåll
• Reparationer
• Löpande uppföljning

Det gör att verksamheten kan erbjuda en varuautomat utan att själv behöva bygga upp en organisation kring driften.

Kostnadsfri varuautomat med service inkluderad

På lämpliga arbetsplatser kan Automatpartner Syd AB erbjuda en kostnadsfri varuautomatslösning.

Företaget behöver då inte köpa eller hyra själva automaten.

Vi äger och driver maskinen och ansvarar för den löpande driften enligt överenskommelsen.

Det kan bland annat omfatta:

• Installation
• Produkter
• Regelbunden påfyllning
• Betalningslösning
• Service
• Underhåll
• Reparationer

Medarbetare, kunder eller besökare betalar själva för de produkter de köper.

Varje placering bedöms individuellt.

Varför kan service ingå utan separat serviceavtal?

När Automatpartner Syd äger och driver automaten ligger det i vårt intresse att maskinen fungerar.

Försäljningen är beroende av att automaten kan:

• Ta emot betalning
• Mata ut produkter
• Hålla rätt funktion
• Vara tillgänglig för användarna

Därför är service och underhåll en naturlig del av vår egen drift av automaten.

Kan alla företag få en kostnadsfri automat med service?

Nej.

Varje placering bedöms individuellt.

Vi tittar bland annat på:

• Antal potentiella användare
• Arbetstider
• Skiftarbete
• Placering
• Kund- eller personalflöde
• Tillgång till andra alternativ
• Förväntad efterfrågan

Det finns därför inget generellt antal anställda som automatiskt innebär att en arbetsplats kvalificerar sig.

Service av varuautomater i Blekinge, Skåne och Kronoberg

Automatpartner Syd erbjuder varuautomater med löpande service för företag och verksamheter i Blekinge, Skåne och Kronoberg.

I Blekinge hjälper vi bland annat verksamheter i Karlshamn, Karlskrona, Ronneby, Sölvesborg och Olofström.

I Skåne erbjuder vi lösningar i bland annat Kristianstad, Hässleholm, Bromölla, Malmö, Lund, Helsingborg, Landskrona, Trelleborg, Ängelholm och Ystad.

I Kronoberg hjälper vi bland annat verksamheter i Växjö, Alvesta, Älmhult och Ljungby.

Vi arbetar med bland annat:

• Industrier
• Lager och logistik
• Transportföretag
• Kontor
• Verkstäder
• Bilhallar
• Gym
• Skolor
• Hotell
• Andra arbetsplatser och verksamheter

Finns er ort inte med? Kontakta oss så ser vi vilka möjligheter som finns.

Checklista – vem ansvarar för vad?

Om företaget funderar på att skaffa en varuautomat är det bra att kontrollera följande:

• Vem äger automaten?
• Vem fyller på produkterna?
• Vem ansvarar för teknisk service?
• Vem bekostar reservdelar?
• Vem kontaktas om betalningen slutar fungera?
• Vem ansvarar för kylsystemet?
• Vad ingår i garantin?
• Finns servicetekniker tillgängliga?
• Hur hanteras felanmälningar?
• Vem ansvarar för betalsystemet?
• Vem följer upp sortimentet?
• Behöver företaget själv lagerhålla produkter?

Ju tydligare ansvarsfördelningen är från början, desto enklare blir den löpande driften.

Vanliga frågor om service av varuautomater

Vem ansvarar för service av en varuautomat?

Det beror på vem som äger och driver automaten. Om företaget själv äger maskinen ansvarar verksamheten normalt för att service organiseras. Om Automatpartner Syd äger och driver automaten ansvarar vi för den löpande servicen enligt överenskommelsen.

Behöver företaget själv reparera automaten?

Inte när Automatpartner Syd ansvarar för automaten inom vår helhetslösning.

Vad händer om automaten går sönder?

Kontakta oss så bedömer vi problemet och ser till att lämplig felsökning eller åtgärd genomförs.

Vad händer om en produkt fastnar?

Produktplacering, spiral eller konfiguration kan behöva justeras. Om problemet återkommer kan produkten flyttas eller ersättas.

Vem ansvarar för betalterminalen?

När Automatpartner Syd driver automaten hanterar vi även frågor och felsökning kring automatens betalningslösning enligt upplägget.

Vem fyller på automaten?

Inom vår helhetslösning ansvarar Automatpartner Syd för den regelbundna påfyllningen.

Hur ofta behöver en varuautomat service?

Det finns inget generellt intervall. Behovet beror bland annat på automatmodell, användning, ålder och miljö.

Ingår reservdelar?

När vi äger och driver automaten hanterar vi de reservdelar som behövs för vår maskin inom den överenskomna driften.

Ingår service vid en kostnadsfri varuautomat?

Ja, när Automatpartner Syd placerar och driver automaten ingår den löpande servicehanteringen enligt den aktuella överenskommelsen.

Behöver företaget teckna separat serviceavtal?

Inte för den automat som Automatpartner Syd själva äger och driver inom vår helhetslösning.

Vad gäller om företaget köper en egen varuautomat?

Då bör företaget kontrollera garanti, servicepartner, reservdelstillgång, kostnader och vem som ansvarar vid tekniska fel.

Kan ni serva vilken varuautomat som helst?

Vår helhetslösning gäller i första hand de automater som Automatpartner Syd själva placerar och driver. Service av andra maskiner behöver bedömas separat.

Vill ni ha en varuautomat utan att själva sköta service?

Vill ni erbjuda personal, kunder eller besökare tillgång till dryck och mellanmål utan att företaget själv behöver hantera påfyllning, teknisk service och underhåll?

Kontakta Automatpartner Syd AB och berätta kort om:

• Verksamhet
• Ort
• Ungefärligt antal medarbetare eller besökare
• Arbetstider
• Eventuellt skiftarbete
• Möjlig placering

Vi bedömer därefter vilka förutsättningar som finns.

På lämpliga arbetsplatser kan vi erbjuda en kostnadsfri lösning där vi ansvarar för automat, installation, produkter, regelbunden påfyllning, service och underhåll.